Privacyverklaring Terugstorten.nl
Versie 25 juli 2026
Terugstorten.nl helpt verenigingen, stichtingen en andere organisaties bij het indienen, controleren en verwerken van declaraties en voorschotten. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Terugstorten.nl is een product van TweQxt.
Voor gegevens die je invult op de commerciële website, in het contactformulier, bij een klantaanvraag, voor een abonnement of voor platformbeheer is TweQxt de verwerkingsverantwoordelijke.
Bij declaraties en voorschotten bepaalt de aangesloten vereniging of organisatie waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Die organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Terugstorten.nl verwerkt deze gegevens in opdracht van de organisatie en is daarbij verwerker.
Neem eerst contact op met de vereniging of organisatie waarbij de declaratie is ingediend. Een algemene privacyvraag of verzoek aan Terugstorten.nl kan via het contactformulier.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Website, contact en klantaanvraag
- naam en contactgegevens;
- naam, soort en gegevens van de organisatie;
- de inhoud van een vraag of aanvraag;
- technische beveiligingsgegevens, zoals tijdstip en een afgeschermde registratie van het IP-adres.
Klantbeheer en accounts
- naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en gebruikersrol;
- inlog-, activatie- en beveiligingsgegevens;
- organisatie-instellingen, abonnementen, licenties en factuurgegevens;
- audit- en activiteitengegevens om wijzigingen en financiële handelingen controleerbaar te houden.
Declaraties, voorschotten en Mijn Terugstorten
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN;
- bonafbeeldingen, aankoopgegevens, bedragen, btw, categorieën en toelichtingen;
- vragen, antwoorden, goedkeuringen, betalingsstatus en administratieve verwerking;
- gegevens die nodig zijn voor het signaleren van dubbele bonnen en het bijhouden van een controlelogboek.
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Zet zulke informatie daarom niet in vrije tekstvelden of op bijlagen wanneer dat niet noodzakelijk is.
3. Waarom verwerken we gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Een contactvraag of klantaanvraag behandelen | Stappen nemen op jouw verzoek en gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden |
| Een klantomgeving, account, abonnement of licentie leveren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen |
| Declaraties en voorschotten verwerken voor een klantorganisatie | Opdracht van de klantorganisatie; de organisatie bepaalt de toepasselijke grondslag |
| Fraude, misbruik, dubbele bonnen en onbevoegde toegang voorkomen | Gerechtvaardigd belang en beveiligingsverplichtingen |
| Financiële administratie, facturatie en wettelijke bewaarplichten | Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting |
4. Bonherkenning en AI
Bonnen kunnen met kunstmatige intelligentie worden uitgelezen om bijvoorbeeld leverancier, datum, totaalbedrag, artikelen en btw voor te stellen. De uitkomst is een hulpmiddel. Een bevoegde gebruiker controleert en kan de gegevens aanpassen voordat een declaratie of voorschot financieel wordt afgehandeld.
Er wordt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit genomen dat voor de indiener juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen heeft.
5. Met wie worden gegevens gedeeld?
Gegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze voor hun rol nodig hebben, zoals de indiener, penningmeester, beoordelaar en bevoegde beheerder van de klantorganisatie.
Voor de technische dienstverlening kunnen gegevens worden verwerkt door leveranciers van hosting, e-mail, beveiliging, betalingsverwerking en AI-bonherkenning. Een klantorganisatie kan goedgekeurde declaratiegegevens en bonnen bovendien laten doorsturen naar haar administratiekantoor of boekhoudomgeving.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, worden passende wettelijke waarborgen gebruikt.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De termijn wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:
- contactvragen en klantaanvragen: zolang nodig om de vraag of aanvraag te behandelen en eventuele vervolgafspraken vast te leggen;
- klant-, abonnements- en factuurgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang een wettelijke of administratieve bewaarplicht geldt;
- declaraties en voorschotten: volgens de instellingen, administratieplicht en instructies van de klantorganisatie;
- beveiligings- en auditlogs: zolang nodig voor controle, beveiliging, geschillen en het aantonen van correcte financiële verwerking.
Na beëindiging van een klantomgeving worden gegevens verwijderd of teruggegeven volgens de afspraken met de klantorganisatie, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.
8. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken.
Gebruik hiervoor het contactformulier. Om misbruik te voorkomen kunnen we om aanvullende informatie vragen waarmee je jouw identiteit kunt aantonen. Bij gegevens van een declaratie of voorschot kan het verzoek worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke klantorganisatie.
Ben je niet tevreden over de behandeling van een privacyvraag, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of wettelijke eisen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.
Een vraag over je gegevens?
Gebruik het formulier. Je hoeft geen persoonlijk e-mailadres te zoeken en je verzoek komt direct op de juiste plek terecht.